W dobie powszechnej digitalizacji doręczenia tradycyjnym sposobem (za pośrednictwem Poczty Polskiej) wydają się środkiem nieprzystającym do rzeczywistości i powodującym mnóstwo problemów. Doręczenia elektroniczne jawią się jako rozwiązanie, które nadąży za zachodzącymi zmianami. Jako dobry przykład może być wskazana Estonia, która przoduje w procesie cyfryzacji administracji i w której e-doręczenia już od wielu lat stanowią codzienność pracy sądów. W najbliższym czasie w polskim ustawodawstwie zostaną wprowadzone zmiany, które umożliwią doręczanie pism procesowych drogą elektroniczną. Z jednej strony budzi to nadzieje na prostsze, szybsze i skuteczniejsze doręczenia, a z drugiej – obawy, czy polski ustawodawca wdroży nowe rozwiązania w sposób, który rzeczywiście wspomoże polski system doręczeń sądowych, a nie przysporzy tylko nowych trudności.

W niniejszym artykule przyjrzymy się tym przepisom i wskażemy zarówno nowe możliwości, jak i ryzyka.

Rozwiązanie na okres obowiązywania zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz rok po odwołaniu ostatniego z nich

W związku z pandemią COVID-19 ustawodawca uchwalił Ustawę z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych[1], która – wielokrotnie nowelizowana – zawiera szereg rozwiązań pozwalających na wykorzystanie nowych technologii w postępowaniu sądowym.

Na okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz rok po odwołaniu ostatniego z nich w sprawach rozpoznawanych według przepisów Ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego[2] (dalej: „Kodeks postępowania cywilnego” lub „k.p.c.”) ustawodawca zdecydował się wprowadzić obowiązek podawania przez profesjonalnego pełnomocnika w pierwszym piśmie procesowym adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu – przeznaczonych do kontaktu z sądem.

Niepodanie ww. danych będzie stanowiło brak formalny pisma, a w konsekwencji sądy będą zwracały wniesione pismo bez wezwania do jego poprawienia lub uzupełnienia.

W razie braku możliwości wykorzystania systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe sąd doręczy profesjonalnemu pełnomocnikowi pisma sądowe poprzez umieszczenie ich w portalu informacyjnym (na indywidualnym profilu pełnomocnika). Za datę doręczenia uważa się datę zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym. W przypadku braku zapoznania się z pismem uznaje się je za doręczone w terminie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu. Doręczenia przez portal informacyjny nie dotyczą pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub z innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu.

Doręczenie za pośrednictwem portalu informacyjnego wywołuje skutki procesowe określone w Kodeksie postępowania cywilnego właściwe dla doręczenia pisma procesowego.

Jeżeli doręczenie jest niemożliwe ze względu na charakter pisma, przewodniczący zarządzi odstąpienie od jego doręczenia za pośrednictwem portalu informacyjnego.

Powyższe rozwiązania stosuje się również do postępowań rozpoznawanych według przepisów Kodeksu postępowania cywilnego wszczętych i niezakończonych przed 3 lipca 2021 r. oraz do zgromadzeń ogólnych sądów lub trybunałów zwołanych i niezamkniętych przed 3 lipca 2021 r.

Nadto wskazać należy, że zgodnie z przepisami przejściowymi obowiązek podawania adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu, stosuje się do pism procesowych wnoszonych w sprawie po 3 lipca 2021 r. Niewykonanie tego obowiązku stanowi brak formalny pisma.

Jednocześnie należy podkreślić, że zgodnie z instrukcją odbierania pism sądowych w Portalu Informacyjnym[3] samo  zalogowanie się  do  Portalu Informacyjnego nie powoduje  automatycznego odbioru opublikowanych dokumentów.

Doręczenia elektroniczne w Kodeksie postępowania cywilnego

Należy następnie wskazać, że od 5 października 2021 r. do k.p.c. wchodzą w życie następujące przepisy:

  • zgodnie z którym jeżeli warunki techniczne i organizacyjne sądu to umożliwiają, doręczeń dokonuje się na adres do doręczeń elektronicznych[4] wpisany do bazy adresów elektronicznych (art. 25 ustawy o doręczeniach elektronicznych), a w przypadku braku takiego adresu – na adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, z którego adresat wniósł pismo;
  • art.125 § 5 k.p.c., zgodnie z którym jeżeli warunki techniczne i organizacyjne sądu to umożliwiają, pisma procesowe można wnosić także na adres do doręczeń elektronicznych sądu (art. 2 pkt 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych).

Na marginesie warto wspomnieć, że 5 lipca 2022 r. wejdzie w życie art. 9 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Na mocy tego przepisu do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, zobowiązano m.in. adwokata i radcę prawnego wykonujących zawód (od 5 października 2021 r. obowiązek posiadania adresu poczty elektronicznej przez adwokatów i radców prawnych będzie wynikał również z art. 37c ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze[5] oraz art. 2210 ust. 1 ustawy o radcach prawnych[6]).

Tak skonstruowane przepisy są nowością w postępowaniu sądowym (cywilnym). Dotychczas doręczenia elektroniczne były dokonywane przez sąd za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (doręczenie elektroniczne) tylko wtedy, gdy adresat wniósł pismo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo dokonał wyboru wnoszenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (art. 1311 § 1 k.p.c.).

Funkcjonująca według art. 1311 § 1 k.p.c. forma doręczeń elektronicznych nie cieszyła się jednak popularnością wśród pełnomocników profesjonalnych, a zasadą pozostawało wnoszenie pism w sposób tradycyjny, tj. składanie ich bezpośrednio w sądzie lub przesyłanie za pośrednictwem poczty tradycyjnej.

Jednocześnie należy zauważyć, że obecnie wiele sądów nie dysponuje odpowiednią infrastrukturą techniczną umożliwiającą wniesienie pisma za pomocą systemu teleinformatycznego, a w konsekwencji złożenie pisma w sposób elektroniczny jest w zasadzie niemożliwe.

Podsumowanie

Zmianę należy ocenić pozytywnie, dzięki niej istnieje bowiem szansa na usprawnienie komunikacji pomiędzy pełnomocnikiem a sądem, a w konsekwencji – skrócenie czasu trwania postępowania. Jednak aby można było mówić o realnych zmianach, należy zaopatrzyć sądy w odpowiednią infrastrukturę techniczną oraz przeszkolić pracowników, tak aby potrafili z niej efektywnie korzystać.

Jednocześnie trzeba wskazać, że sporą obawę budzi wzajemne nakładanie się przepisów –niejasne jest, czy po wprowadzeniu do Kodeksu postępowania cywilnego art. 1312 § 1 sąd winien doręczać pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego, czy na adres do doręczeń elektronicznych. Wydaje się, że niestety (w braku stanowiska konkretnego sądu lub rekomendacji Krajowej Izby Radców Prawnych oraz Naczelnej Rady Adwokackiej) każdorazowo będzie należało się dowiedzieć, który sposób doręczeń funkcjonuje w danej sprawie.

[1] Dz. U. z 2020 r., poz. 1842, z późn. zm.

[2] Dz. U. z 2020 r., poz. 1575, z późn. zm.

[3]https://www.prawo.pl/gfx/prawopl/userfiles/_public/dokumenty/inne_dokumenty/instrukcja_odbierania_pism_sadowych_w_portalu_informacyjnym_vi_2021.pdf

[4] „[A]dres do doręczeń elektronicznych – adres elektroniczny, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344), podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług” (art. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych; Dz. U. z 2020 r., poz. 2320; dalej: „ustawa o doręczeniach elektronicznych”).

[5] Ustawa z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze (Dz. U. z 2020 r., poz. 1651).

[6] Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2020 r., poz. 75).